Neukundengewinnung

1 · Überblick

Die Software unterstützt einen wiederkehrenden Prozess: passende Schweizer Firmen (Deutschschweiz und Romandie, ohne Tessin) finden, sie nach dem Wunschkunden-Profil (ICP) bewerten, die vielversprechendsten dem Aussendienst als Wochen-Vorschläge vorlegen und nach der Freigabe an die Offerten-Plattform übergeben.

Die Pipeline in Kürze

Sourcing (Firmen finden — Zefix, Themen-Recherche, Öko-Register) → Anreicherung (Website, Kontakte, Telefon) → Scoring (ICP-Bewertung) → Vorschläge (Freigabe durch den Aussendienst) → Übergabe (uTraxx).

Dieser Ablauf läuft wöchentlich automatisch (Montagmorgen) und kann jederzeit auch von Hand angestossen werden (siehe Kapitel 5).

Status einer Firma

Jede Firma durchläuft Status-Stufen, die überall als farbige Marke sichtbar sind:

Neu Gescored Vorgeschlagen Kontaktiert Kunde Abgelehnt

2 · Anmelden & Rollen

Die Software läuft im Browser. Rufen Sie die hinterlegte Adresse auf (in der lokalen Installation http://localhost:8100) und melden Sie sich mit E-Mail und Passwort an.

Rollen

3 · Navigation

Die Hauptnavigation oben führt zu den Bereichen. Welche Symbole erscheinen, hängt von Ihrer Rolle ab:

• Dashboard — Ihre persönliche Startseite mit Ihren eigenen Zahlen (für alle).
• Leads — Firmenliste, Sourcing, Scoring, Anreicherung (nur Manager/Admin). Der Aussendienst arbeitet über die Vorschläge und kommt von dort mit einem Klick ins Lead-Detail.
• Vorschläge — das Wochen-Board für den Aussendienst (Freigabe).
• Akquisemailing NEU — das Kuvert-Symbol: Postkarten je Business-Signal auslösen, Vorlagen pflegen, Kadenz ansehen (für alle angemeldeten Benutzer).
• Auswertungen — Management-Kennzahlen (nur Manager/Admin).
• Administration — Einstellungen und Verbindungen (nur Admin).
• Anleitung — diese Bedienungsanleitung; öffnet in einem neuen Tab.

Rechts oben schalten Sie bei Bedarf zwischen hellem und dunklem Erscheinungsbild um und melden sich ab.

4 · Ihr Dashboard NEU

Die Startseite ist Ihr persönliches Dashboard. Jede angemeldete Person sieht ausschliesslich ihre eigenen Zahlen — nichts von anderen Aussendienst-Mitarbeitenden.

Was Sie hier sehen

• Kennzahl-Kacheln: Ihre offenen Vorschläge (und wie viele davon diese Woche neu sind), von Ihnen gewonnene Kunden, Ihre persönliche Freigabequote und die Gesamtzahl Ihrer Vorschläge.
• Meine offenen Vorschläge: Ihre offenen Leads, nach ICP-Score sortiert (die vielversprechendsten zuerst), mit Ort, Website-Link und einer „neu"-Markierung für die laufende Woche. Ein Klick auf Bearbeiten oder Zum Board führt direkt ins Vorschläge-Board.
• Meine Gebiete: die Ihnen zugeteilten Regionen mit Anzahl Firmen, offenen und freigegebenen Vorschlägen, gewonnenen Kunden und Ø-Score.
• Mein Verlauf: Ihre Vorschläge je Kalenderwoche als Balken.

5 · Der Wochen-Ablauf

Neue Leads entstehen über den Wochen-Batch, der Sourcing, automatische Anreicherung, Scoring und die Erstellung der Vorschläge in einem Durchgang ausführt — standardmässig mit dem Ziel von 5 neuen Vorschlägen pro Aussendienst-Gebiet.

Automatisch NEU

Der Batch läuft jeden Montagmorgen automatisch. Der Aussendienst findet die neuen Vorschläge dann bereits auf seinem Dashboard und im Board vor — ohne dass jemand etwas anstossen muss.

Von Hand

Sie können den Lauf jederzeit selbst auslösen (Leads-Seite, Kachel Wochen-Batch):

1. Optional die Kalenderwoche eintragen (z. B. 2026-W29), sonst wird die laufende Woche verwendet.
2. Jetzt ausführen für Scoring + Vorschläge aus bestehenden Firmen, oder Inkl. Sourcing, um zusätzlich neue Firmen zu beschaffen.
3. Die Zusammenfassung zeigt je Gebiet, wie viele Vorschläge neu entstanden sind.

6 · Leads verwalten

Die Leads-Seite listet alle erfassten Firmen. Oben stehen die Werkzeuge (Batch, Sourcing via Zefix, Themen-Sourcing, KI-Scoring, Öko-Register, neue Firma), darunter Filter und die Liste.

Suchen & filtern

Über das Suchfeld filtern Sie nach Name oder Ort (Enter drücken), über die Auswahl nach Status. Der Aktualisieren-Knopf lädt die Liste neu.

Eine Firma manuell anlegen

Kachel Neue Firma → Name, Website, Ort, Kanton, Gebiet, Branche, Mitarbeiterzahl erfassen und speichern. Ideal für Firmen, die Sie ausserhalb des automatischen Sourcings kennen.

In der Liste

• Klick auf den Firmennamen öffnet die Detailseite.
• Scoren berechnet den ICP-Score der Firma (siehe Bewertung).
• Das Papierkorb-Symbol löscht eine Firma. Zur Sicherheit ist ein zweiter Klick nötig („Wirklich?"). Das Löschen entfernt auch die zugehörigen Kontakte, Signale und Scores.

7 · Firmen finden (Sourcing)

Es gibt mehrere Quellen, alle auf der Leads-Seite.

7.1 · Zefix (Handelsregister)

In der Kachel Sourcing via Zefix geben Sie einen Firmennamen und optional einen Kanton ein.

• Suchen zeigt nur die Trefferzahl (Tessin wird automatisch ausgeschlossen).
• Suchen + Importieren übernimmt die Treffer als Firmen. Dabei werden vollständige Adresse (Strasse, PLZ, Ort, Kanton) und die Rechtsform (z. B. „Aktiengesellschaft") mitgeladen. Bereits vorhandene Firmen werden über die Zefix-UID erkannt und nicht doppelt angelegt.

Sinnvolle Suchbegriffe je Gebiet (Branchen, Produktarten) hinterlegt der Manager unter Administration → Gebiete, damit der Wochen-Batch automatisch danach sucht.

7.2 · Themen-Sourcing (Kriterien-Recherche) NEU

Das Themen-Sourcing sucht Firmen nicht über den Namen, sondern über inhaltliche Kriterien, bei denen die Vögeli AG stark ist — z. B. „ökologische Firmen in einer Region, die verpackungsrelevante Produkte verkaufen". So findet man Firmen, die man vorher nicht kannte.

Der Ablauf pro Suchbegriff:

1. Eine Web-Recherche (über die Such-API) liefert Kandidaten-Websites.
2. Ein Sprachmodell prüft jede Website gegen die Ziel-Profile aus dem Signal-Katalog (Administration → Business-Signale). Ein zutreffendes Profil genügt — eine Firma muss also nicht mehr gleichzeitig ökologisch sein und ein Verpackungsprodukt haben. Aussortiert werden Verzeichnisse, Portale und Vergleichsseiten, Handel ohne eigenes Angebot sowie Firmen im Ausland.
3. Bleibt eine Firma übrig, wird sie über Zefix verifiziert und als Lead übernommen — die dabei erkannten Business-Signale werden gleich mitgespeichert.

Die Suchbegriffe je Gebiet und die KI-Anweisung, nach der klassifiziert wird, sind im Admin-Bereich frei einstellbar (siehe Kapitel 15). Ausgelöst wird das Themen-Sourcing über die gleichnamige Kachel auf der Leads-Seite oder automatisch im Wochen-Batch.

7.3 · Öko-Register-Sourcing

Die Kachel Öko-Register-Sourcing beschafft Firmen aus Nachhaltigkeits-Registern (C2C, B-Corp, öbu, Bio Suisse, Swiss Triple Impact u. a.). Unter Quellen konfigurieren hinterlegen Sie je Register die Export-Adresse (CSV, JSON oder eine Verzeichnis-Seite als HTML mit CSS-Selektoren) und aktivieren die Quelle. Jetzt abrufen importiert die Firmen und vermerkt das jeweilige Öko-Signal.

7.4 · Website-Finder

Fehlt bei einer Firma die Website, sucht die Software sie automatisch über eine konfigurierte Such-API (z. B. Brave). Übernommen wird nur eine Domain, die einen Bestandteil des Firmennamens enthält (inkl. Umlaut-Varianten wie voegeli/vögeli) — lieber kein Ergebnis als ein falsches Verzeichnis. Ausgelöst wird das beim Website durchsuchen auf der Firma und automatisch im Wochen-Batch.

8 · Firma & Ansprechpartner

Die Detailseite einer Firma zeigt Stammdaten, Business-Signale, Ansprechpartner und die Score-Historie.

Stammdaten bearbeiten NEU

Alle Firmen-Stammdaten (Name, Adresse, Branche, Gebiet, Mitarbeiterzahl, Website, Telefon, E-Mail, Status, Notizen) lassen sich direkt bearbeiten: auf das Stift-Symbol klicken, Felder anpassen, speichern. So korrigieren Sie fehlerhafte Angaben von Hand, ohne die Firma neu anlegen zu müssen. Über Neu scoren berechnen Sie den ICP-Score neu; das Papierkorb-Symbol löscht die Firma (mit Bestätigung).

Gebiet zuweisen NEU

Unter den Stammdaten steht das Gebiet als Auswahlliste. Jeder angemeldete Benutzer – nicht nur Manager – kann eine Firma hier einem anderen Aussendienst-Gebiet zuweisen; das ist für Randgebiete gedacht, in denen ein anderer Aussendienst übernimmt. Die Auswahl wird sofort gespeichert; die Vorschläge dieser Firma wechseln mit und erscheinen beim Aussendienst des neuen Gebiets.

Das Gebiet wird beim Anlegen und beim Sourcing automatisch aus der Adresse abgeleitet (Kanton, ersatzweise PLZ) – nicht mehr daraus, welches Gebiet die Firma gefunden hat. Welche Kantone zu welchem Gebiet gehören, legen Sie unter Administration → Gebiete fest.

Ohne Gebiet kein Lead – aber erst am Schluss aussortiert. Beim Sourcing wird eine Firma auch dann angelegt, wenn die Adresse noch fehlt: die Anreicherung liest PLZ und Ort von der Impressums- oder Kontaktseite nach und leitet daraus das Gebiet ab. Erst am Ende des Wochen-Batchs – nach Sourcing und Anreicherung – werden gefundene Firmen, die dann immer noch kein Gebiet haben, automatisch auf abgelehnt gesetzt. So bleiben Treffer aus Deutschland, Frankreich oder Österreich und das Tessin aussen vor, ohne dass echte Schweizer Firmen zu früh wegfallen. Die Batch-Zusammenfassung zeigt, wie viele nachgetragen und wie viele aussortiert wurden.

Von Hand angelegte Firmen sind davon ausgenommen – sie bleiben stehen, auch ohne Gebiet. Früher erfasste, gesourcte Firmen ohne Gebiet stehen einmalig auf abgelehnt; weisen Sie ihnen hier ein Gebiet zu und setzen Sie den Status zurück, wenn Sie eine davon doch brauchen.

Business-Signale

Die erkannten Business-Signale der Firma (z. B. Verpackungen, Ökologie) werden als farbige Marker angezeigt und fliessen als „Stärken-Passung" in den ICP-Score ein. Mit Neu klassifizieren bewertet die KI die Firma anhand von Website-Text und Stammdaten neu; einzelne Signale lassen sich hier auch von Hand ergänzen. Den Katalog und die automatische Klassifikation richten Sie unter Administration → Business-Signale ein (siehe Kapitel 13).

Ansprechpartner finden — „Website durchsuchen"

Der Knopf Website durchsuchen ist das wichtigste Werkzeug für Kontakte. In einem Durchgang:

1. Fehlt die Website, wird sie über den Website-Finder gesucht und eingetragen.
2. Impressum-, Kontakt- und Team-Seiten werden ausgewertet: allgemeine Telefonnummer und E-Mail (z. B. info@…) werden gesetzt, sofern noch leer.
3. Passende Personen werden als Ansprechpartner angelegt.

Nur Ziel-Rollen werden übernommen: Geschäftsführung/CEO, Marketing und Nachhaltigkeit. Andere Funktionen (Verkauf, Einkauf, Verwaltungsrat …) werden bewusst nicht erfasst.

Kontakt-Web-Suche (Presse-Fallback) NEU

Hat die Firmen-Website keine Ansprechpartner hergegeben, kann die Software Namen über eine Web-Recherche finden — z. B. Suchen nach „CEO von Firma xy" oder „Marketingleiter von Firma xy", wie sie oft in Presseberichten vorkommen. Dabei wird geprüft, ob die Angabe noch aktuell ist (zu alte Berichte werden verworfen).

Diese Suche liefert bewusst nur Name + Rolle (keine E-Mail aus dieser Quelle) und greift nur, wenn die Website selbst keine Kontakte lieferte. Sie wird im Admin-Bereich ein- und ausgeschaltet und konfiguriert (Such-Vorlagen, maximales Alter der Berichte, KI-Anweisung — siehe Kapitel 15).

Kontakte anreichern, bearbeiten & pflegen

• Anreichern (pro Kontakt) bzw. Alle anreichern ergänzt fehlende E-Mail/Telefon über den konfigurierten Anreicherungs-Dienst; eine E-Mail gilt erst als verifiziert, wenn der Dienst das bestätigt (Häkchen-Symbol).
• Bearbeiten NEU: Über das Stift-Symbol pro Kontakt lassen sich Name, Rolle, E-Mail und Telefon von Hand korrigieren. Ändern Sie die E-Mail, wird sie wieder als „nicht verifiziert" markiert.
• Über Kontakt legen Sie Personen manuell an.
• Das Papierkorb-Symbol entfernt einen Kontakt.

9 · Bewertung (ICP-Score)

Der ICP-Score misst, wie gut eine Firma zum Wunschkunden-Profil passt. Fünf Kriterien werden mit je 1–5 Punkten bewertet und zur Summe (max. 25) addiert:

Regel-Scoring oder KI-Scoring

Standardmässig bewertet die Software regelbasiert. Ist in der Kachel KI-Scoring ein Sprachmodell aktiviert, übernimmt dieses die Bewertung (mit automatischem Rückfall auf das Regel-Scoring bei Störungen). Die Kriterien werden immer auf 1–5 begrenzt, die Nähe stets serverseitig aus dem Kanton gesetzt.

10 · Vorschläge & Freigabe

Unter Vorschläge sieht der Aussendienst die Firmen, die der Wochen-Batch je Gebiet vorschlägt — mit Nutzenargument, Bedarf und Score. Ein Filter zeigt wahlweise nur die eigenen (mir zugeteilten) oder alle Vorschläge, umschaltbar zwischen offen und freigegeben.

• Freigeben markiert einen Vorschlag zur Bearbeitung (die Firma wird auf „kontaktiert" gesetzt).
• Zurückstellen parkt einen Vorschlag für später.
• Ablehnen nimmt ihn aus der Liste; das Feedback verbessert künftige Vorschläge.
• Mit Daumen hoch/runter geben Sie schnell Feedback, ob ein Vorschlag gepasst hat.
• An uTraxx übergeben schickt einen freigegebenen Vorschlag an die Offerten-Plattform, sofern konfiguriert.

11 · Akquisemailing (Postkarten je Signal) NEU

Die Software erzeugt auf Knopfdruck druckfertige Werbe-Postkarten — je Ansprechpartner eine Karte. Neu läuft das Mailing je Business-Signal: Für jedes Signal gibt es eine eigene Karte, und eine Firma mit mehreren Signalen wird über Monate hinweg nacheinander mit dem jeweils passenden Thema angesprochen. Den Knopf „Akquisemailing“ finden Sie im Kopf der Vorschläge-Seite.

So gehen Sie vor

• Segment wählen: Ganz oben stehen die Business-Signale als Schaltflächen — die Zahl daneben sagt, wie viele Firmen für dieses Thema gerade fällig sind. Die Karte, die Sie sehen, gehört immer zum gewählten Segment.
• Empfänger eingrenzen: Darunter schalten Sie zwischen freigegeben und offen sowie „nur mir zugeteilte“ um.
• Durchblättern: Mit den Pfeilen blättern Sie durch die Karten und sehen Vorder- und Rückseite in der Vorschau.
• Ab-/auswählen: Pro Karte ein Schalter „Diese Karte drucken“; „Alle“ bzw. „Keine“ wählt die ganze Liste. Ein Warnhinweis erscheint, wenn eine Adresse unvollständig ist. Die Zahl rechts in der Liste („1.“, „2.“) zeigt, das wievielte Mailing diese Firma erhält.
• Wo landen die Daten: Den Hotfolder richtet der Administrator einmalig unter Administration → Mailing ein (SFTP-Server, Benutzer, Zielordner). Ohne diese Angaben lässt sich kein Mailing auslösen.
• Auslösen: „Mailing auslösen“ erzeugt ein Sammel-PDF mit allen ausgewählten Karten (A5 quer, 3 mm Beschnitt und Schnittmarken – direkt druckerei-tauglich) und legt es in den Mailing-Hotfolder. Dort holt die Produktion die Daten ab; ein Download im Browser findet nicht statt.

Was auf der Karte steht

• Vorderseite: die Werbebotschaft des Segments im Vögeli-Design (Rot/Weiss, Logo) mit Bild und Gütesiegel.
• Rückseite: eine persönliche Anrede („Guten Tag Vorname Nachname,“), der Fliesstext des Segments sowie ein klassisches Adressfeld (Firma, z. H. Kontakt, Funktion, Strasse, PLZ Ort), Absenderzeile und Frankierungsfeld. Unterschrieben wird immer mit Ihrem Namen und Ihrer E-Mail. Firmen ohne Ansprechpartner erhalten eine Karte an die Firma.

Vorlagen je Segment NEU

Über „Vorlagen“ im Kopf des Mailing-Fensters pflegen Manager für jedes Signal eine eigene Karte: Überzeile, Schlagzeile, Siegel, Bild und Unterzeile für die Vorderseite, Absenderzeile, Grussformel und Fliesstext für die Rückseite. Was Sie leer lassen, wird vom Grundtext geerbt — Sie können also nur die Schlagzeile ändern und den Rest übernehmen.

Im Text dürfen Platzhalter stehen, die je Empfänger eingesetzt werden: {anrede}, {firma}, {vorname}, {nachname}, {funktion}, {strasse}, {plz}, {ort}. Die Vorschau unten zeigt sofort, wie die fertige Karte aussieht.

Jedes Segment zeigt einen Zustand: erbt Grundtext (kein eigener Text — die Karte druckt trotzdem, mit den Grundtexten), teilweise eigener Text oder eigener Text. Alle drei sind versandfertig — der Zustand sagt nur, wie viel Sie für dieses Signal selbst formuliert haben.

Der Kadenz-Loop NEU

Unter „Kadenz“ sehen Sie, welche Firma wann welches Thema erhält. Das Prinzip: Nach einem Mailing läuft eine Sperrfrist (Standard 30 Tage). Danach rückt automatisch das nächststärkste noch nicht bemailte Signal nach — die Firma erscheint dann im Versand dieses Segments. Wie stark ein Signal ist, bestimmt sein Gewicht im Signal-Katalog.

• Kennzahlen oben: wie viele Firmen im Loop sind, wie viele jetzt fällig, in Sperrfrist oder abgeschlossen.
• Einstellungen (nur Manager): Kadenz ein/aus, Länge der Sperrfrist, maximale Anzahl Mailings pro Firma, wie oft geprüft wird und ob nur freigegebene Vorschläge zählen. Auf Wunsch bekommt der Aussendienst eine E-Mail, wenn Firmen fällig werden.
• Tabelle „Firmen im Loop“: Die farbigen Marker zeigen den Stand je Signal — grün = bereits verschickt, rot = als nächstes dran, grau = wartet. Daneben stehen das letzte Mailing, das nächste Signal und die Fälligkeit (bei Sperrfrist mit Resttagen).
• Eingreifen: „Karten“ springt direkt in den Versand des passenden Segments. „Pausieren“ nimmt eine Firma vorübergehend heraus (z. B. weil ein Gespräch läuft), „Fortsetzen“ holt sie zurück, „Neu starten“ verwirft die Historie und beginnt von vorn.

12 · Auswertungen

Das Management-Dashboard (nur Manager/Admin) fasst die gesamte Lead-Pipeline zusammen: Firmen nach Pipeline-Status, Anzahl und Freigabequote der Vorschläge, Feedback-Quote und gewonnene Kunden, Score-Durchschnitt und -Verteilung, eine Gebiets-Tabelle je Aussendienst-Gebiet sowie den Wochen-Verlauf. So sehen Sie auf einen Blick, wie produktiv die Lead-Maschine über alle Gebiete läuft.

13 · Administration

Der Admin-Bereich bündelt die Verwaltung:

• Verbindungen — externe Dienste einrichten und testen (eigener Abschnitt unten).
• Benutzer — Konten und Rollen verwalten.
• Gebiete — die Aussendienst-Gebiete (z. B. Bern-Mittelland, Romandie) pflegen: zugeteilte E-Mail, Kantone, Zefix-Suchbegriffe und Themen-Suchbegriffe. Hier liegen auch die konfigurierbaren KI-Anweisungen (siehe Kapitel 15).
• Business-Signale — den Signal-Katalog pflegen und die KI-Klassifikation der Firmen steuern (eigener Abschnitt unten).
• Logs — Protokolle einsehen (Sourcing, Scoring, Anreicherung).
• Backup — Datensicherungen erstellen und verwalten.
• Mailing NEU — Hotfolder für die fertigen Druckdaten: SFTP-Server, Benutzer, Zielordner und ein Knopf „Verbindung testen“ (prüft Erreichbarkeit und Schreibrecht, ohne etwas zu verschicken).

Business-Signale — Katalog & KI-Klassifikation NEU

Unter Administration → Business-Signale definieren Sie die Stärken der Vögeli AG als Segmente (z. B. Verpackungen, Ökologie, Spiele, Magazine, Campaigner). Je Signal legen Sie Merkmale fest — kurze Kriterien, anhand derer die KI eine Firma dem Signal zuordnet. Ziel-Signale zählen zur „Stärken-Passung" im ICP-Score; das Gewicht (1–3) steuert, wie stark sie zählen. Inaktive Signale werden ignoriert. Dieser Katalog ersetzt den früheren festen Öko-Relevanzfilter.

Im Abschnitt KI-Klassifikation schalten Sie die automatische Zuordnung ein, passen die Klassifikations-Anweisung an (jederzeit über einen Knopf auf den Standard zurücksetzbar) und prüfen sie mit Test. Voraussetzung ist eine aktive KI-Verbindung (siehe Kapitel 14).

• Bestand klassifizieren — bewertet alle noch nicht klassifizierten Firmen im Hintergrund. Die KI liest dabei den Text der Firmen-Website, nicht nur den Namen — dadurch werden deutlich mehr Firmen korrekt einem Signal zugeordnet. Der Lauf ist bewusst gedrosselt (schont das Anfrage-Limit des KI-Anbieters); bei vielen Firmen dauert er einige Minuten und läuft im Hintergrund weiter. Meldet der Anbieter trotzdem sein Limit, wird die Pause automatisch verdoppelt und die Firma einmal wiederholt — eine gedrosselte Firma gilt nicht als „ohne Signal" und wird beim nächsten Lauf erneut geprüft. Wie viele Firmen ein Signal bekamen und wie oft der Anbieter gedrosselt hat, steht im Protokoll (Administration → Logs, sourcing.log). Erfasst werden Firmen im Status neu, gescored, vorgeschlagen und kontaktiert.
• Firmen ohne Ziel-Signal verwerfen — optionaler Schalter fürs Sourcing; in der Anfangsphase bewusst ausgeschaltet lassen, damit nichts verloren geht (bei KI-Fehlern wird ohnehin nie verworfen).

Die erkannten Signale erscheinen als farbige Marker direkt bei jeder Firma — auf der Leads-Liste und auf der Vorschläge-Seite — sowie im Firmen-Detail. Dort lässt sich eine einzelne Firma über Neu klassifizieren jederzeit neu bewerten.

14 · Verbindungen einrichten

Unter Admin → Verbindungen (bzw. für das KI-Scoring in der Kachel auf der Leads-Seite) werden externe Dienste hinterlegt. Jede Verbindung hat einen Test-Knopf; sensible Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und nie im Klartext angezeigt.

KI-Verbindung (Beispiel Infomaniak / Mistral-Small)

Für eine datenschutzkonforme, in der Schweiz gehostete KI:

1. Bei Infomaniak einen API-Token mit dem Bereich ai-tools erstellen.
2. Produkt-Nummer ermitteln und in die Basis-Adresse einsetzen: https://api.infomaniak.com/2/ai/<PRODUKT-NR>/openai/v1 — nur die Nummer, nicht den Modellnamen in die Adresse schreiben.
3. Modell eintragen (z. B. mistralai/Mistral-Small-4-119B-2603), API-Key einfügen, Temperatur 0.2.
4. Verbindung aktivieren und mit dem Test-Knopf prüfen.

15 · KI-Anweisungen & Suchbegriffe NEU

Damit die KI nicht als „Black Box" arbeitet, sind ihre wichtigsten Anweisungen im Admin-Bereich (Administration → Gebiete) frei einstellbar. Ein Manager kann sie schärfen, ohne dass die Software geändert werden muss.

Suchbegriffe je Gebiet

Pro Gebiet hinterlegen Sie zwei Listen (jeweils mit Komma getrennt):

• Zefix-Suchbegriffe — Branchen/Produktarten, nach denen im Handelsregister gesucht wird (z. B. Kosmetik, Schokolade, Confiserie).
• Themen-Suchbegriffe — Formulierungen für die Web-Recherche (z. B. Naturkosmetik Hersteller Schweiz, Bio-Schokolade Manufaktur).

KI-Klassifikation (Themen-Sourcing)

Diese Anweisung entscheidet beim Themen-Sourcing, welche gefundenen Firmen als Ziel übernommen werden. Schärfen Sie sie, um z. B. Händler oder Portale strenger auszuschliessen. Ein Knopf setzt sie jederzeit auf den Standard zurück; leer speichern bedeutet ebenfalls „Standard".

Kontakt-Web-Suche (Presse-Fallback)

Hier steuern Sie die Suche nach Ansprechpartnern über Presseberichte:

• aktiviert — schaltet die Suche ein/aus.
• Such-Vorlagen — eine pro Zeile, mit Platzhaltern {firma} und {ort} (z. B. CEO {firma} {ort}).
• Max. Alter der Berichte (Jahre) — ältere Quellen werden verworfen.
• KI-Anweisung — wie Name/Rolle extrahiert und die Aktualität geprüft werden.

16 · Tipps & FAQ

Mein Dashboard ist leer / „Kein Gebiet zugeteilt"

Die Kacheln füllen sich mit Ihren eigenen Vorschlägen. Steht dort, dass Ihnen kein Gebiet zugeteilt ist, kann ein Administrator das unter Administration → Gebiete festlegen (Ihre E-Mail beim passenden Gebiet eintragen).

„Website durchsuchen" findet keine Kontakte

Bei rein per JavaScript aufgebauten Websites (SPA) steht im abgerufenen Seiten-Text nichts — dann kann auch die KI nichts erkennen. Ist die Kontakt-Web-Suche aktiviert, wird ersatzweise in Presseberichten gesucht; sonst erfassen Sie die Personen manuell.

Das Themen-Sourcing bringt Händler oder Portale

Schärfen Sie die KI-Klassifikation im Admin-Bereich — z. B. mit klarer Anweisung, Wiederverkäufer, Marktplätze und Verzeichnisse abzulehnen und nur Hersteller mit eigenem, verpackungsrelevantem Produkt zu übernehmen.

Die KI wird nicht genutzt

Prüfen Sie, ob die KI-Verbindung nicht nur getestet, sondern auch aktiviert ist. Im Ergebnis von „Website durchsuchen" steht die verwendete Methode.

Eine E-Mail wurde nicht übernommen

Vermutlich passte die E-Mail-Domain nicht zur Firmen-Domain (Schutzregel gegen fremde Adressen), oder die Adresse stand nicht wörtlich auf der Seite. Sie können die Person auf der Detailseite von Hand ergänzen bzw. bearbeiten.

Zefix-Import bringt keine Adresse

Adresse und Rechtsform werden beim Import geladen. Ältere, vor einer Aktualisierung importierte Datensätze können unvollständig sein — dann die Firma löschen und neu importieren (oder die Stammdaten von Hand korrigieren).

Doppelte Firmen

Der Zefix-Import erkennt Duplikate über die UID und überspringt sie. Ein erneuter Import aktualisiert bestehende Einträge nicht — dafür die alte Firma löschen und neu importieren.

Warum werden manche Personen nicht erfasst?

Bewusst: Es werden nur die Ziel-Rollen (Geschäftsführung/CEO, Marketing, Nachhaltigkeit) übernommen, und E-Mails nur, wenn sie belegt sind und die Domain passt. Das hält die Kontaktliste sauber.